Lebenswerk Consulting Group

Sagen Sie der Bürokratie den Kampf an!

Machen Sie es sich zur wichtigsten Aufgabe, Bürokratie soweit es irgendwie geht für Ihre Mitarbeiter abzubauen. Sie sagen sie kriegen die Vorgaben aus dem HQ oder von Ihrer Regionalleitung? Dann ist es Zeit diese im positivsten Sinn zu „challengen“!

Weshalb existieren gewisse Vorgaben und welchem Zweck dienen sie? Kann belegt werden, dass die extra Stunden, die sich Ihre Mitarbeiter mit Reporten oder auszufüllenden Dokumenten wälzen müssen in bares Geld ummünzen? Oder dienen sie einzig einem übermäßigen Kontrollwahn, der dazu dient, 5% der schwarzen Schafe zu identifizieren, während sie 95% der übrigen zu Unrecht ausführen müssen?

Ein sehr gutes Beispiel dazu sind jegliche manuell auszufüllende Reporte oder Reisekostengenehmigungen sowie Reisekostenabrechnungen. Ich erinnere mich an meine Tätigkeit als Vertriebsleiter vor einigen Jahren bei einem großen Logistikunternehmen. Ein einfacher Economy Flug nach Asien erforderte die persönliche Freigabe eines Vorstandes!
Wir alle sind ab Vollendung des 18. Lebensjahres in der Lage Kredite aufzunehmen, ein Haus oder Auto zu kaufen und theoretisch sogar Bundeskanzler zu werden.
Jeder Vertriebsleiter sollte also selbst über alle Reisen entscheiden können!

Sie können aber noch einen Schritt weiter gehen und so wie es Garry Hamel in seinem Buch „Humanocray“ treffend beschreibt, zu 100% „frontline ownership“ herstellen, indem sie komplett Genehmigungsprozesse für Reisen einstampfen und dem Vertrieb die Möglichkeit geben, selbständig Reisen zu planen und auch selbst abzuzeichnen.
Einzige Bedingung: Die Reisekosten sind für alle im Intranet sichtbar und werden in prozentualem Verhältnis zu dem erwirtschaftenden Neugeschäftsgewinn angezeigt.
Radikal? Durchaus. Aber durchführbar!

Damit reduzieren sie den Reisekosten-Admin Aufwand um mindestens 90%. Sie können zunächst mit Mitarbeitern auf freiwilliger Basis damit starten. Transparenz der Kosten im Gegenzug zur kompletten Autonomie bei der Reisewahl verbunden mit massiver Reduktion von Admin!

Wenn Sie pro Woche eine Stunde mit dem Abzeichnen von Reporten verbringen und jeder Ihrer Mitarbeiter pro Monat 2-3 Stunden mit dessen Erstellung verbringt (zuzüglich Genehmigungsverfahren) macht dies bei 10 Mitarbeitern pro Jahr mehrere hundert Stunden aus. In jeder dieser Stunden kann Ihr Mitarbeiter stattdessen umsatzgenerierende Aufgaben tätigen, als sich mit derartigen umsatzhemmenden Aufgaben zu befassen.
Rechnen sie mal nach was Ihr Vertrieb im Verhältnis zu den eigenen kompletten Overhead Kosten an Reisekosten in den letzten Jahren verursacht hat. Der Anteil ist fast vernachlässigbar. Und bei einem Neugeschäftsziel des zwei bis dreifachen der eigenen Kosten sollte es keine Rolle spielen ob nun 80 oder 150 Euro für ein Hotel ausgegeben werden.

Schlussendlich hat dieses Prinzip einen weiteren großen Vorteil: Sie machen nun Ihre Mitarbeiter wirklich mündig und zu 100% eigenverantwortlich. Und ist es nicht genau das, was wir uns häufig wünschen, aber selten in unseren Jobs vorfinden?

Was denken Sie dazu?